WFM-система что это такое?

Система WFM (Workforce Management) - это программное обеспечение, созданное для автоматизации учета рабочего времени и оперативного управления персоналом в организации. Она включает в себя набор инструментов и функциональных возможностей, направленных на качественное планирование и управление персоналом.

Для чего нужна WFM-система? Чтобы не планировать потребность в персонале на основе субъективного опыта или разбросанных данных из кассовых аппаратов. Чтобы не составлять графики работ вручную, хранить в excel и вывешивать их в бумажном виде. Теперь все это составляется автоматически и ведется электронно - статистика, аналитика, рабочее расписание, уведомления и многое другое.

Итак, WFM программы основаны на передовых технологиях, таких как облачные вычисления, мобильные приложения и алгоритмы машинного обучения. Использование таких технологий устраняет необходимость в сложной локальной инфраструктуре, обеспечивает высокую масштабируемость и упрощает процессы обновления и обслуживания. Теперь не нужно беспокоиться о том, где физически расположены серверы или как обеспечить их безопасность. Облако стало новым центром управления

Высокий уровень адаптивности позволяет приспосабливаться к изменениям в бизнес-процессах и требованиям рынка. Ведь клиенты часто ведут себя непредсказуемо, а уследить за постоянно изменяющимися тенденциями современного рынка почти невозможно. Гибкость в настройке и конфигурации позволяет компаниям адаптировать систему конкретно под свои потребности.

Системы WFM обрабатывают личную информацию о сотрудниках и бизнес-процессах компании, поэтому важным аспектом является обеспечение высокого уровня безопасности и конфиденциальности данных. Защита данных включает в себя меры шифрования, управление доступом и другие технологии для предотвращения утечек информации.

А в мобильном приложении Workforce Management вам доступно все, что вы хотели знать о своих сотрудниках и рабочих процессах: здесь вы можете не только следить за продуктивностью сотрудников, проводить анализ планирования и эффективности рабочего времени, но и забыть о рутинных операциях.

Система автоматизирует повседневные задачи, такие как составление графиков, распределение рабочего времени, учет нарушений и больничных. Это позволяет линейным сотрудникам и управляющим сосредотачиваться на стратегических аспектах управления персоналом, а не тонуть в операционной рутине.

Функции WFM

Планирование персонала.

WFM-программа планирует потребности в численности персонала на основе WFM аналитики данных. Что такое WFM аналитика данных? Это анализ трудовой деятельности компании: графиков работ персонала, количества смен и рабочих часов, учет выходных и праздничных дней, квалификации и календарных событий сотрудников и многое другое.

Составление графиков работы.

Программа WFM позволяет автоматически создавать гибкие рабочие графики с учетом различных факторов: предпочтений (указываются в приложении сотрудниками самостоятельно), навыков и квалификации персонала, а также соответствие нормам труда и законодательству.

Прогнозирование спроса.

WFM анализирует данные о предыдущей деятельности (чеки, продажи) зачастую посредством интеграции с вашими системами (например, кассовое ПО) и другие факторы (погода, выходные дни) и соотносит с возможностями персонала для прогнозирования будущего спроса на трудовые ресурсы, что помогает оптимизировать количество сотрудников в различные периоды времени.

Контроль за нормой рабочих часов.

Системы WFM могут отслеживать рабочее время, обеспечивая соблюдение норм труда и правил предоставления отдыха и перерывов.

Учет оплаты труда.

WFM включает в себя функции учета расчетов по оплате труда, автоматизируя процессы, связанные с расчетом заработной платы сотрудников.

Мониторинг и аналитика.

Функции WFM аналитики предоставляют возможности мониторинга рабочего времени и выполнения плана в реальном времени для эффективного планирования рабочего времени. Вы легко можете обратиться к сводке, где будет видна численность персонала на месте, количество нарушений (к примеру, неявок), время опозданий и другое.

Интеграция с другими системами.

WFM-система с интеграцией 1С, SAP и другими системами предприятия, такими как системы управления клиентскими отношениями (CRM), системы учета ресурсов предприятия (ERP) и другие способствует повышению производительности и снижению издержек.

WFM-график

WFM-график - это визуальное представление рабочего времени сотрудников на определенный период. Этот график разрабатывается с использованием Workforce Management (WFM) и предназначен для эффективного планирования, организации и мониторинга трудовых ресурсов в компании. Вот некоторые ключевые аспекты WFM графика в TARGControl:

Оптимизация расписания. Главная цель WFM-графика - создание оптимального расписания работы, учитывая прогноз спроса на трудовые ресурсы и квалификацию сотрудников. Это не просто про распределение рабочего времени, а про эффективность планирования и управления персоналом.

Гибкость графика. Графики WFM обычно разрабатываются, чтобы соответствовать потребностям бизнеса и предпочтениям сотрудников. Гибкие графики позволяют учитывать индивидуальные предпочтения и обеспечивают баланс между доступностью персонала и требованиями предприятия.

Цветовое кодирование. Визуальный язык WFM для различия типов смен, отпусков, перерывов и других важных аспектов делает восприятие информации быстрым и легким.

Мобильное приложение. Наша система WFM предоставляет мобильное приложение на андроид/айфон, что делает графики доступными для сотрудников – все под рукой, где бы ты ни был.

Мониторинг рабочего времени. Функция мониторинга в реальном времени позволяет руководителям отслеживать выполнение графика, вносить изменения при необходимости и реагировать на неожиданные события, такие как неявка сотрудника.

Учет сезонных колебаний. Workforce Management учитывает сезонные колебания в объеме работы, что особенно важно для отраслей, где спрос может сильно изменяться в различные периоды года.

Уведомления и оповещения. Наши WFM решения поддерживают функции автоматизированных уведомлений и оповещений, напоминающих сотрудникам о предстоящих сменах, изменениях в графике и других событиях.

WFM-графики не просто отражают распределение времени сотрудников, но и являются стратегическим инструментом для оптимизации бизнес-процессов, управления персоналом и повышения производительности.

Отрасли применения WFM

Входных требований у проекта внедрения WFM окажется не так уж и много, если идти от проблемы. Для этого давайте вспомним, что может быть важно при планировании расписания сотрудников.

Сети магазинов – в силу сезонности – крайне важно учитывать историю продаж и строить графики не на основе ощущений и памяти управляющего магазином.

HoReCa (Хорека) – актуально учитывать количество чеков и пики покупательской активности, «закрывать» эти пики доступным и подходящим по навыкам персоналом.

Для промышленности – актуально всё то же, но добавляется своя специфика. Там участков и работников производства в разы больше, соответственно, риски простоя из-за некорректного планирования тоже выше.

А у колл-центров часто ситуация обратная – там важно не допустить переработок (оставаться в рамках ТК) и в то же время соблюсти общий баланс часов между работниками.

Система Workforce management она в любом случае про цифры. И, чтобы прогнозировать на основе цифр, их сперва нужно где-то достать.