Еженедельно на работу выходят больше тысячи сотрудников крупнейшей франшизы Беларуси. Примерно пятая часть из них находится на работе прямо сейчас. На то, чтобы распланировать потребность в персонале и составить графики работ сотрудников, большая часть которых работают по гибким сменам, менеджеру каждого ресторана требуется около 1 часа. Ежедневно. От правильности планирования напрямую зависят финансовые показатели компании.
С одн ой стороны, на каждом из объектов должно хватать людей для обслуживания гостей. С другой, они не должны простаивать, когда гостей нет. Это во многом объясняет, почему в планировании графиков сетевого фастфуда появились такие характеристики, как короткие смены, студенты на половине ставки, совместители.
А ещё так происходит из-за денег. В структуре затрат компании зарплаты занимают от 40 до 60%. Эти заметные цифры было бы неплохо уменьшить. Исключив неэффективное расходование времени, улучшив качество планирования, снизив количество ошибок.
Идеальный вариант для бизнеса – оплачивать сотрудникам только фактически отработанное время. То есть учитывать перерывы, учитывать опоздания и ранние уходы. Для KFC это тоже важно. Поэтому мы начали с настройки полноценной системы УРВ и установки оборудования для учёта.
Для идентификации сотрудников в ресторанах KFC используют терминалы TARGControl с сенсорным экраном, считывателем отпечатков пальцев и терминалы с технологией FaceID. В качестве основного идентификатора выбрали отпечаток пальца и изображение лица (свой палец работники уж точно не потеряют и не забудут в другом рюкзаке). В качестве запасного – пин-код. Это альтернативный вариант для людей со слабо выраженным или поврежденным рисунком на подушечках пальцев.
Технология FaceID, в свою очередь, также нивелирует риски обмана со стороны сотрудников. Как и в случае с отпечатками пальца, сотрудник не сможет отметить начало работы за своего коллегу.
Регистрация
При приеме сотрудника на работу и оформлении документов, сотрудник отдела кадров регистрирует информацию о нем в системе управления персоналом TARGControl и с помощью USB-сканера, сканирует отпечаток пальца (также предусмотрена возможность регистрации сотрудников и добавления отпечатков пальцев и изображений лиц на местах, при помощи терминалов).
Идентификация
Линейный персонал действует по простой инструкции. Перед началом рабочего дня, сотрудник в подходит к терминалу и прикладывает палец к сканеру. Терминал считывает отпечаток, идентифицируя по нему сотрудника, и на экран выводится кнопка начала рабочего дня. Чтобы уйти на переры в, работник вновь подходит к терминалу, идентифицируется и жмет на кнопку «Перерыв». Возвращаясь к работе, цикл действий повторяется, сотрудник выбирает «Работа». В конце рабочей смены сотрудник сканирует палец и выбирает «Завершить работу». В момент каждого сканирования отпечатка пальца, система фотографирует сотрудника и сохраняет информацию о событии и фото.
Здесь важно отметить, что система настраиваемая, и события, по которым необходимо учитывать или не учитывать рабочее время, могут быть разные и создаются пользователями системы. Так, например, можно задать «обед», «уборка» и т.д.
На этом этапе возможности системы УРВ от TARGControl закрыли несколько задач:
По окончании месяца топ-менеджеры работают с уже готовыми документами учёта рабочего времени, которые предварительно «закрыли» менеджеры ресторанов, т.е. внесли в систему все данные по больничным и отпускам, прикрепили сканы этих документов, проверили фактически отработанное время по сотрудникам и т.д. Данные по фактически отработанному времени автоматически выгружаются в программу 1С, где и происходит начисление заработной платы.